Saját rendezvény szervezése

Válaszolj ezekre a kérdésekre:

Mi a téma és mi a célod?

Ki(ke)t akarsz elérni?

Mit vársz a résztvevőktől?

Milyen előnyben részesül a hallgatóságod?

Lehetséges tevékenységek:

• Klasszikus tájékoztató esemény prezentációkkal és utána beszélgetéssel
• Piknik, pl. kisgyerekes családoknak sok-sok játékkal
• Energiarali / kvíz, pl. családoknak, diákoknak
• Prezentáció egy klubban / kávézóban
• Akciók (zenei) fesztiválokon vagy zöld parti egyetemistáknak

Keresd meg az adott célcsoport elérési pontjait!

Mi fog történni a rendezvényeden? Pl.:

• A téma bemutatása prezentációkkal, és vendégek / ismert helyi véleményvezérek lehetséges felszólalásai
• Workshop témakörök
• Játékok, fejtörők, kvízek
• Ajándékok

Ki lesz ott? Pl.:

• Helyiek, akikkel együttműködsz (a rendezvényen), pl. ha egy egyesület/egy önkormányzat ad otthont a rendezvénynek, vagy egy helyi pékség biztosít harapnivalókat (esetleg ingyen, mint PR-hozzájárulás).
• Vendégelőadók

Gondolj ezekre is:

• Bérleti költségek: az önkormányzat vagy egy egyesület úgy is együttműködő partner lehet, hogy átengedheti neked egy helyiségét/termét. Ebben az esetben ne felejtsd el feltüntetni a logójukat, és gondoskodj arról, hogy egy képviselőjük részt vehessen az eseményen. Emellett a nyitóbeszéded részeként feltétlenül említsd meg, hogy köszönöd az együttműködést és a vendéglátást.
• Lesznek-e harapnivalók, a résztvevők együtt étkeznek-e (kérj be árajánlatokat, készíts belőlük választható menüt), kell-e/lehet-e cateringet rendelni stb.
• Felszerelés: ülésrend, informatikai felszerelések, például projektor, mikrofon stb.
• A terem mérete: hány résztvevő fér be?

Ebben a szakaszban döntsd el, hogy kiket szeretnél meghívni partnerként, vendégelőadóként stb., és kérdezz rá, hogy érdekli-e őket a rendezvény és el tudnak-e jönni. Készítsd elő a programpontok általános leírását, hogy elmagyarázhasd nekik az összefüggéseket, válaszolhass a kérdéseikre, ha van ilyen!

A meghívóba írd bele:

• Az esemény nevét
• A megrendezés dátumát, idejét és hosszát
• A helyszínt / címet vagy ha online rendezvényről van szó, a csatlakozás részletei
• Az esemény leírása
• Napirend, pl. a prezentációk témái, várható vendégelőadók, tervezett tevékenységek
• A regisztráció határideje
• Hol/hogyan lehet regisztrálni (regisztrációs link vagy emailben)
• Kontakt infók
• Ha fényképeket/videófelvételt szeretnél készíteni a rendezvényről, rögzíted az eseményt, jelezd ezt a meghívóban és jelezd, hogy minden résztvevő a regisztrációval hozzájárul ahhoz, hogy az eseményen készült fényképeket/videófelvételeket felhasználhasd kommunikációs célokra (például a közösségi médiában megjelenő posztokban). Azonban: feltétlenül be kell szerezni a jelenlévő fiatalok szüleinek írásos beleegyezését.

A gyerekeknek a szülők által aláírt űrlapot kell leadniuk ahhoz, hogy fényképeket készíthessenek róluk az eseményeken; ezért érdemes csatolni ezt az űrlapot az e-mailhez/regisztrációs oldalhoz azzal az információval, hogy az eseményre való érkezéskor szüksége lesz rájuk.

A meghívót kiküldheted

• Emailben
• A közösségi médiában(Twitter, LinkedIn, Facebook, …)
• A hírleveledben, megoszthatod a projekt weboldalán

• Készíts el a rendezvény elemeinek időbeosztását (például a különböző előadásokra és a csoportmunkára), hogy hatékonyan tarthasd az időket a rendezvény során.
• Milyen anyagokra van szükséged? Minden nálad van, ami kell, hogy időben odaérj a helyszínre? (Pl. szórólapok, brosúrák, játékok, informatikai eszközök (pl. speciális adapterkábelek)

Ha lehetséges, tervezz be elegendő időt a helyszín kialakítására. Ha már előző nap hozzáférhetsz egy biztosított helyiséghez, akkor kezdd el oda bepakolni az eszközeidet. Minél kevesebb időd van, annál több támogatásra lesz szükséged ahhoz, hogy mindent előkészíts. Ismerd meg jól a helyszínt, és beszéld meg, hogy hogyan szeretnéd berendezni, különösen, ha segítségre szorulsz, hogy előzetesen tájékoztatni tudd a támogató csapatot.

A következő pontok tervezésénél vedd figyelembe az alábbi teendőket:

• Ellenőrizd, hogy az IT eszközeid működnek (projektor, mikrofon, mindenhonnan jól látni a diákat)!
• Készíts ültetési rendet (esetleges helyfoglalásokkal)!
• Helyezz ki roll-upokat/dekorációt!
• Állíts fel info-pultokat!
• Ha fényképeket/videókat fog készíteni, például a közösségi média számára, hozz magaddal üres beleegyező nyilatkozatokat a gyerekek számára, arra az esetre, ha nem regisztrált vendégek lennének, vagy ha valaki otthon felejtette volna a sajátját.
• Helyezd ki a projekted szórólapjait / a témába vágó brosúrákat / az ajándékokat!
• Hozd magaddal a regisztrált vendégek listáját, hogy ellenőrizni tudd őket, amint megérkeznek, és nyomon tudd követni, hogy kik jöttek el az eseményre; hozzáadhatsz egy oszlopot azok számára, akik úgy döntenek, hogy az esemény után is részt vesznek a projektben!

Ügyelj arra, hogy összegyűjtsd minden résztvevő nevét és elérhetőségét a további kapcsolatfelvételhez!

Használd a szerkeszthető sablonjainkat (PowerPoint diákat, szövegmodulokat) és töltsd ki a projekted legfontosabb adataival, információival!

Ha egy adott célcsoport számára szervezel eseményt, vagy ha speciális tagtípusokat keresel, mindenképp emeld ki a számukra legfontosabb előnyöket!

Tartson látványos előadást a projektedről, és lelkesítsed az embereket az eseményeken, hogy vegyenek részt a projektben! Próbálj meg személyesen is kapcsolatba lépni a rendezvényeken részt vevő lehetséges tagokkal, multiplikátorokkal vagy befektetőkkel, és hívd meg őket, hogy egy későbbi találkozón beszéljék meg a további részleteket!